Planeación.

La planeación comprende la selección de misiones y objetivos, y las acciones necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir líneas de acción.  Los planes proporcionan un enfoque racional para la consecución de los objetivos preseleccionados. Planear exige innovación administrativa. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hoy hasta donde queremos llegar. La planeación  y el control son inseparables, no puede existir la una sin el otro y viceversa, cualquier intento por ejercer un control sin planes, está condenado al fracaso, ya que si la gente no sabe a dónde se dirige, no será posible ejercer un control sobre la pertinencia de su actuación; los planes proporcionan las normas del control.

Concepto de la planeación.

La planeación consiste en fijar con precisión lo que ha de hacerse.

Según Agustín Reyes Ponce (1981) la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarla, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de números, necesarios para su realización.

Planear es tan importante como hacer porque:

a)     La eficiencia obra en el orden, no puede venir del acaso o la improvisación.

b)     La parte mecánica de la administración consiste en planear, administrar es hacer a través de otros, pero para que esto sea posible, primero debemos decirle a esos otros qué y cómo hacer.

c)     Planear consume tiempo, que por lo lejano de su ejecución tiende a considerarse infecundo y ocioso, pero si no se planifica existen grandes posibilidades de fracaso.

d)     Todo control es imposible sin un plan previo, sin planes, se trabaja a ciegas.

Algunas otras definiciones de lo que es la planeación son las siguientes:

“Planear es decidir por anticipado lo que va a hacerse”, Francisco Javier Laris Casillas.

“La planeación es escoger, relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr los resultados deseados”, George R. Terry.

“Planeación es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización”, Guillermo Gómez Ceja.

La planeación requiere esfuerzo mental que precede siempre al esfuerzo físico, se dice que planear es hacer que las cosas sucedan del modo que deseamos, con el paso del tiempo la planeación se ha hecho más compleja, habiendo necesidad de estudiarla de modo científico, esta complejidad es motivada principalmente por factores como:

  • Cambios tecnológicos,
  • Cambios políticos,
  • Cambios de grado y carácter de la competencia,
  • Cambio de actitudes y normas sociales,
  • Cambios de actitud económica.

Planear significa preparar métodos, estrategias, y enfoques alternos para ayudar a los organizadores en el logro de sus objetivos y metas deseadas.

Limitaciones de la planeación

  1. La inexactitud de los pronósticos, si estos no se realizaron correctamente o si se omitió algún paso.
  2. La falta de recursividad de algunos problemas, es decir a situaciones que sólo se presentan en una ocasión, por tanto si el problema no tiene una repetición constante, pretender planificar su ocurrencia puede resultar excesivo y contraproducente.
  3. La tendencia a la inflexibilidad, es decir pretender que los planes deban ejecutarse sin desviaciones, aunque hayan cambios en el entorno.
  4. Gastos implicados en el proceso de planear, mismos que podrían significar más un gasto que un ahorro.
  5. El tiempo que se requiere para planear puede no ser suficiente para un negocio que requiera tomar decisiones rápidas, y no se dispone tiempo para realizar la actividad de planeación.
  6. La irregularidad de los factores externos que afectan a la empresa, pero no son controlados o influidos por esta, como son impuestos, condiciones climáticas, desastres naturales.

Principios de la planeación

  • Precisión: tratar de que los datos disponibles para realizar la planeación se correspondan a la realidad.
  • Flexibilidad: todo plan debe tener margen de maniobra y sobre todo opciones alternativas.
  • Unidad: para cada función que se realiza debe existir un solo plan, nunca debe tolerarse que exista una doble planificación para lograr una sola meta, todos los planes de una empresa deben estar coordinados entre sí en la medida de lo posible dentro de un plan general.
  • Propósito/Misión: Identifica la función básica o tarea de la empresa, dependencia, o cualquier parte de ella. Todo tipo de operación organizada tiene si ha de ser significativa o por lo menos debería tener un propósito o misión.
  • Objetivos/Metas: Son los fines hacia los cuales se encaminan las actividades. No solo representan el punto final de la planeación, sino también el destino al que se encamina la organización, la integración del personal, la dirección y el control.
  • Estrategias: consiste en la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de líneas de acción, así como la asignación de los recursos necesarios para la consecución de las metas.
  • Política: declaración o idea general que guía o encauza los razonamientos al tomar decisiones. No todas las políticas son declaraciones; a menudo son injerencias extraídas de acciones de los administradores. Las políticas definen el ámbito en el que se toman las decisiones y aseguran la congruencia en el logro de los objetivos, su finalidad es solucionar las disputas antes de que se conviertan en problemas, su finalidad es delegar a los subordinados cierto poder de decisión sin que ello afecte su autoridad y control sobre los mismos.
  • Procedimiento: establece métodos obligatorios para el manejo de las actividades. Son secuencias cronológicas de las acciones requeridas, guían la acción, no corresponden a esquemas de pensamiento o análisis, ya que lo que hacen es definir puntualmente lo que debe hacerse, generalmente interrelación a dos o más departamentos de una empresa en la realización de las tareas, de modo tal que o hayan confusiones entre lo que cada cual debe hacer.
  • Regla: Establece acciones específicas requeridas o la ausencia de acciones, sin permitir ninguna discrecionalidad o desvió.
  • Programa: se constituyen de la conjugación de metas, políticas, procedimientos, reglas, encargos de trabajo, pasos, recursos y demás elementos necesarios para llevar a cabo una actividad; ordinariamente están apoyados por los presupuestos. Pueden ser grandes o pequeños dependiendo de lo que se pretenda lograr.
  • Presupuesto: es una declaración de los resultados esperados expresada en términos numéricos. Es un instrumento fundamental de la planificación, el presupuesto es necesario para el control, pero no sirve como medio razonable de control si no refleja los programas.

Tipos de planes.

De lo anterior se desprende que la planeación es un proceso crucial en las funciones administrativas, ya que se trata de decidir qué hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo, quién va a hacerlo, cuándo va a hacerlo; respondiendo a estas interrogantes y relacionándolas con las cuatro áreas básicas de la empresa que son: producción, mercados, finanzas y personal.

Dicho esto nos queda claro que la planeación para cada una de esas áreas aun cuando interrelacionada con las demás debe de responder a preguntas específicas como pueden ser para:

  • Producción: ¿qué es lo que se va a producir?, ¿Cuándo se va a producir?, la duración del proceso de producción y muchas otras actividades.
  • Mercados: ¿Cómo van a llegar los productos a los clientes?, ¿A qué precio se los va a vender?, ¿Qué se hará para que el cliente acepte el producto y lo compre?, ¿El producto responde a las necesidades de las personas que se les va a vender?
  • Finanzas: ¿Cuándo se necesita el dinero?, ¿En qué se va a utilizar el dinero?
  • Personal: ¿Cuántos empleados se necesitarán?, ¿En qué horarios trabajarán?

La planeación está íntimamente relacionada con responder a las siguientes interrogantes: ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Quién?, ¿Para qué?, ¿Dónde?, ¿Cómo? Cuando se definen claramente las respuestas a estas preguntas resulta mucho más fácil elaborar una buena planeación.

Importancia de la planeación.

Se aprecia mejor a la planeación cuando consideramos el lugar que ocupa en muchas organizaciones bien administradas; convencidas de que su futuro depende de la planeación y la tecnología, estas organizaciones esperan que todos sus administradores, desde los jefes de cuadrilla hasta la alta dirección, dediquen una parte de su tiempo a la formulación de planes antes de tomar cualquier iniciativa.

La planeación es importante por dos razones, su primicia y su transitividad.

a)     Primicia. La planeación tiene una posición primigenia sobre las demás funciones administrativas, y la razón de ello es que en algunas puede ser la única labor administrativa que se ejecute. Al planear puede resultar que una acción sea desechada o bien que se determine la imposibilidad de su realización en las condiciones actuales, evitando con ello esfuerzos innecesarios en los procesos de organización, dirección y control.

b)     Transitividad. Cuando surge la necesidad de una acción subsiguiente, se evidencia la transitividad de la función de la planeación. La implantación de los resultados de la planeación tiene efectos en las funciones de organización, dirección y control, por otra parte la planeación no es más que la actividad que antecede a cada una de las posteriores (organización, dirección, control).

Por tanto la planeación es vital para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, ya que a través de ella se prevén los cambios que depara el probable futuro y se establecen medidas necesarias para afrontarlo. Por otra parte, el reconocer hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Es decir, la planeación reduce al mínimo posible la incertidumbre, y aumenta al máximo la certeza.

La planeación dentro del ciclo administrativo.

La función de planeación es parte integral de los sistemas administrativos, es el proceso de decidir por anticipado lo que ha de hacerse y como. Coordina las actividades de la organización hacia objetivos perfectamente definidos y convenidos. Existe siempre la posibilidad de que las actividades puedan  coordinarse sin planeación (tal posibilidad en ocasiones resulta elevada, debido a la variabilidad de las personas y objetivos que en la actividad no planeada haya de ser al azar, no funcional y no dirigida a los objetivos organizacionales).

Uno de los factores que más afecta a la planeación  es el tiempo, ya que se requiere tiempo para hacer una planeación éxitos; con frecuencia, es necesario proceder con cada uno de los pasos de la planeación sin la información completa acerca de las variables y alternativas, debido al tiempo requerida, para reunir datos y calcular todas las posibilidades; la planeación así mismo, debe tomar en cuenta la cantidad de tiempo que se incluirá en el plan. Debido a esto, la gran mayoría de las organizaciones combinan sus planes a corto, mediano y largo plazo.

La planeación se define así como el proceso de establecer objetivos y la decisión de cómo alcanzarlos. Los objetivos son los resultados específicos o metas que se desea alcanzar. Un plan después de todo es la disposición ordenada de lo que debe hacerse para alcanzar un objetivo. Los planes identifican los recursos necesarios, las tareas a ejecutar, las acciones a emprender y los tiempos que se deben seguir. Para Billy E. Goetz (1949) “Sin planes, la acción organizacional sería casual y aleatoria, sin rumbo, y conduciría simplemente al caos”.

Imagen

La planeación se puede orientar en varios sentidos por ejemplo, es posible planificar para lograr la estabilidad, para lograr el crecimiento o para mejorar la eficacia y/o eficiencia.

La planeación conservadora es aquella que está orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de la situación existente. Las decisiones se toman para obtener buenos resultados, no necesariamente son las mejores, ya que no se busca cambiar, sino más bien conservar las condiciones actuales, corrigiendo pequeñas deficiencias, pero sin buscar resolver problemas internos o innovar procesos.

La planeación optimizante por otra parte, está enfocada a lograr la adaptabilidad e innovación en la organización. Las se toman para mejorar el desempeño, reducir costos, mejorar las practicas; su mecanismo de operación es incremental es decir busca con el paso del tiempo ir logrando mejoras en el sistema de trabajo actual.

La planeación adaptable está orientada a las contingencias y el futuro de la organización. Las decisiones se toman para armonizar los diversos intereses involucrados y lograr un conjunto capaz de alcanzar resultados para el desarrollo natural de la empresa, ajustándola a las contingencias que surjan en medio del camino. Su base es ajustarse a las demandas del entorno y prepararse para contingencias futuras.

Proceso administrativo

Todo proceso administrativo, es de suyo único e indivisible, ya que cada acto no podría darse sin su predecesor y carecería de sentido sin su predecesor, el seccionamiento del proceso administrativo es, en sí, únicamente para su estudio y comprensión, ya que en todo momento de la vida de una empresa, se da, se complementan y se influyen, se complementan y se integran mutuamente los diversos elementos de la administración, ya que al hacer planes se está controlando, dirigiendo, organizando, etc.

Sin embargo para fines de facilitar su estudio se le denomina a cada etapa con base en la etapa del proceso que predomina, porque de ese modo es más fácil fijar reglas, técnicas, y demás que influyen en cada aspecto determinado, Urwick define una separación fundamental de la administración en dos aspectos Mecánica y Dinámica, pero dentro de estas fases distinguiremos elementos o sectores más concretos que los hacen distinguirse de forma específica.

La American Management Association hace una división tripartita de la administración como planeación, supervisión y control.

Terry por su parte la divide en cuatro etapas como planeación, organización, ejecución y control.

Agustin Reyes Ponce por su parte la divide en previsión, planeación, organización, integración, dirección y control.

Como podemos notar todas las divisiones tienen en común el hecho de que la planeación se encuentra siempre en la parte inicial del proceso administrativo, y allí radica su importancia. Independientemente del enfoque de división del proceso administrativo al que recurramos o demos por válido, la planeación es la parte iniciadora del mismo y como tal conlleva ciertas premisas.

Pasos de la planeación

Idealmente la planeación comienza en el momento en que nos mantenemos al tanto de las oportunidades, posteriormente se establecen las metas a las que deseamos llegar, se consideran las premisas de la planeación, y se identifican las posibles alternativas de acción, estás se compran entonces con los objetivos elegidos para poder escoger aquella que mejor los satisfaga, una vez que hemos hecho esto, el siguiente paso es formular los planes de apoyo a la alternativa seleccionada, y finalmente expresar los planes en números.

Planes y ciclo de vida de la empresa

El ciclo de vida de la empresa permite tener una idea más precisa de sus movimientos y desplazamientos. Una empresa incrementa la riqueza de su propietario o de los accionistas cuando se encuentra en la fase de crecimiento de su ciclo de vida. La planeación no es homogénea a través de estas etapas.

La duración de los planes debe ajustarse a cada etapa. Si todas las etapas fuesen iguales, con total seguridad la planeación proporcionaría mayores beneficios al diseñar y usar planes específicos,  proporcionaría referencias claras y puntos detallados con que comparar el desempeño real, pero nada es igual todo el tiempo, y por eso es necesario adecuar la planeación a la etapa del ciclo de vida que la empresa experimentando.

Niveles de planeación: operacional, estratégica, normativa

El administrador debe manejar diversos tipos de planes que van desde el corto plazo hasta el largo plazo, que pueden incluir a toda la organización, o bien solamente una parte específica de esta; la planeación es una actividad que está presente en todos los niveles administrativos. Aunque en esencia el concepto es el mismo, dependiendo de su orientación la planeación puede clasificarse por sus características en estratégica, táctica u operativa.

La planeación estratégica es el proceso de adaptación organizacional a gran escala que implica la aprobación, toma de decisiones y evaluación, busca responder a preguntas básicas como porque existe la organización, que hace y como lo hace. El resultado de la misma es un plan que sirve para guiar la acción organizacional en un plazo de tres a cinco años, es decir, a largo plazo.

La planeación táctica incluye solo parte de la unidad organizacional: un departamento o una división. Mientras la planeación estratégica se extiende a largo plazo, la planeación táctica se extiende a mediano plazo, generalmente un año. En tanto la primera corresponde al nivel institucional, la planeación táctica se desarrolló en el nivel intermedio. La planeación estratégica se transforma en varios planes tácticos, y estos, a su vez, en planes operacionales que se deben ejecutar. De este modo, la planeación táctica es la planeación a mediano plazo que hace énfasis en las actividades corrientes de las diversas partes o unidades de organización.  Los planes tácticos se desarrollan en el área de producción, marketing, personal, finanzas y contabilidad, estos planes cubren generalmente un periodo anual. Las políticas son un tipo especial de plan táctico que permite guiar la acción de los empleados sin necesidad de supervisarlos todo el tiempo y sin perder autoridad.

La planeación operacional se concentra en el corto plazo y cubre cada una de las áreas u operaciones individuales. Se preocupa por el “qué hacer” y por el “cómo hacerlo” las actividades cotidianas de la organización. Se refiere a las tareas y obligaciones realizadas a nivel operacional. La planeación operacional está orientada hacia la optimización y maximización de resultados, mientras que la planeación táctica se orienta a la búsqueda de resultados satisfactorios. La planeación operacional se compone de infinidad de planes operacionales entre estos se encuentran los procedimientos, los presupuestos, los programas, las normas y los reglamentos.

Bibliografía

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Reyes Ponce, Agustin, (1981), Administración de empresas Teoría y práctica, primera parte, 53 reimpresión, Edit. Limusa, México.
Koontz, Harold, (2007), Elementos de administración, un enfoque internacional, 7ma Ed., Edit. Mc Graw Hill, México.
Rodríguez Valencia, Joaquín, (2005), Cómo aplicar la planeación estratégica a la pequeña y mediana empresa, 5ta Ed., Edit. Thompson, México.
Chiavenato, Idalberto, (2002), Administración en los nuevos tiempos, 1ra Ed., Edit. Mc Graw Hill, Colombia.
Stoner, James A. F., (1995), Administración, 6ta Ed., Edit. Pearson – Prentice Hall, México.
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