Planeación Estratégica

Las empresas necesitan una complicada red de decisiones para su funcionamiento, sean de tipo general, o específico. Toda área funcional, departamento, o sección dentro de la empresa han estado sujetos a la planeación en algún grado. Sin embargo, el elemento común a todos los planes es el que nos permite clasificarlos con mayor precisión: el tiempo. La planeación operativa abarca planes a corto plazo, la planeación táctica comprende planes a mediano plazo, y la planeación estratégica se ocupa de los planes a largo plazo. La extensión de un periodo de planeación se determina respecto del ciclo de producción de la empresa, en particular la fluctuación de las ventas, las normas de servicio y los deseos de la alta dirección.
Actualmente tanto pequeña como mediana empresa deben realizar planeación estratégica, aunque existe una variación considerable en los grados de complejidad y formalidad con que la realizan. La planeación estratégica es engañosamente sencilla: analiza la situación actual, y la que se espera en el futuro, determina la dirección de la empresa y desarrolla medios para lograr la misión. En realidad resulta un proceso complejo que requiere enfoque y método para identificar y analizar factores externos a la empresa y confrontarlos con las capacidades de ésta.
Lo primordial es saber fijar el objetivo de permanencia de la empresa: generación de riqueza, permanencia, realización personal y de servicio.
La permanencia de la empresa tiene mayor garantía o probabilidad de lograrse cuando los objetivos de servicio y de realización personal se obtienen. Es decir, aunque la permanencia de la empresa es un objetivo primario y necesario para la misma, cumple para la planeación estratégica el papel de un medio para lograr los objetivos de servicio y realización personal.

El objetivo de permanencia, permite distinguir claramente el concepto de empresa y el concepto de negocio, la empresa busca permanencia, el negocio no.
El negocio se constituye como una transacción de comercio a corto plazo. La especulación forma parte del concepto de negocio, pero no así del concepto de empresa. El negociante se distingue por oportunista, no por aprovechar oportunidades en relación con los objetivos de la empresa. Un negociante puede ganar dinero, a través del concepto de negocio, pero no genera empresas que busquen permanencia, su visión es de corto plazo, los bienes y servicios que ofrece no tienen garantía y constituyen un riesgo adicional para el cliente. El cliente puede ser engañado ya que no se posee una visión a largo plazo orientada a la permanencia como empresa.
La continuidad de la empresa es una condición necesaria cuando se desea brindar un servicio a la comunidad y realizarse personalmente. Confundir los negocios con la empresa suele llevar al fracaso de la empresa y condenarla a no permanecer.
La planeación se hace en un ambiente de incertidumbre, nadie puede estar seguro de cómo será el ambiente externo o interno, ni siquiera en la próxima semana o el próximo mes, mucho menos en un horizonte de años. Por tanto los gerentes deben realizar suposiciones o pronósticos que después sirven de base a los planes.
La necesidad de contar con una planeación es sencilla, ya que en la actividad empresarial nada sucede al azar, todo ocurre como consecuencia de hechos, acontecimientos y decisiones que se han hecho o dejado de hacer con anterioridad.
La falta de planeación ocasiona consecuencias negativas que pueden ser críticas para el éxito de la empresa, incluso pueden llegar a afectar su existencia en el mediano o largo plazo.

Consecuencias de no planificar
Algunos problemas ocasionados por la falta de planeación

Por regla general, las organizaciones se administran de acuerdo a dos tipos de planes. Los planes estratégicos son diseñados por los gerentes de niveles altos y definen las metas generales de la organización. Los planes operativos contienen los detalles para poner en práctica, o implantar, los planes estratégicos en las actividades diarias.
Tanto los planes estratégicos como los operativos se preparan y aplican en forma jerárquica, en la cima se encuentra el establecimiento de la misión, la cual es una meta general basada en supuestos de los directivos en cuanto a propósitos, competencias y lugar de la organización en el mundo. La misión forma parte permanente de la identidad y puede hacer mucho para unir y motivar a los miembros de la organización.
Los planes operativos y estratégicos difieren en tres sentidos fundamentales:
El horizonte de tiempo, los planes estratégicos suelen contemplar varios años, incluso decenios a futuro, en el plazo de los planes operativos, el plazo suele ser de un año.
EL alcance de los planes estratégicos afecta a una amplia gama de actividades de la organización, mientras que los planes operativos tienen un alcance más estrecho y limitado.
El detalle de los planes estratégicos suele ser simple y genérico, mientras que los planes operativos son sumamente detallados y específicos.

Un plan estratégico representa el establecimiento de una estrategia para la organización y gira en torno a ella. La planificación estratégica es el proceso para producir dicha estrategia y para actualizarla conforme se necesite.

El concepto de estrategia es muy antiguo, los griegos solían utilizarla en la guerra, y sabían que una buena estrategia incluía más que simplemente el plan para ganar la batalla, se trataba de fijar líneas de abastecimiento, administrar las relaciones del ejército con los ciudadanos, los políticos y los diplomáticos. Definir una buena estrategia a largo plazo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la empresa.

Tomemos el ejemplo de la compañía Sears Roebuck and Co. La cual empezó vendiendo productos por catálogo, pero cuando el automóvil empezó a ser popular logro visualizar su importancia estratégica y el hecho de que ello permitiría a la gente acercarse a las ciudades y comprar al detalle trazo su estrategia de negocios para volverse una cadena de tiendas detallistas.

La relación que los gerentes establecen hoy entre los negocios y la estrategia proviene de la segunda guerra mundial, cuando surgió la idea de que la planificación estratégica y la aplicación de dichos planes constituyeron un proceso administrativo independiente, a ese proceso se le denomino, planeación estratégica. Este enfoque amplio para desarrollar una estrategia de negocios amplia fue evolucionando con el tiempo.

En 1962 Alfred Chandler propuso definir la estrategia como “la determinación de las metas y objetivos básicos de una empresa a largo plazo, la adopción de cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para alcanzar dicha metas”, subrayó así mismo tres elementos fundamentales para la estrategia:

a)      Los cursos de acción para alcanzar los objetivos.

b)     El proceso de búsqueda de ideas clave.

c)      Cómo se formula la estrategia, y no solo que resulta de ella.

Chandler abandona la idea de que la relación entre el negocio y su ambiente es estable y pronosticable, desarrollo ideas usando métodos de la historia y analizando el crecimiento y desarrollo de diversas compañías.

La planeación estratégica tiene como finalidad principal controlar dos vertientes: hacer frente a los veloces cambios de la interrelación de la organización y su ambiente, y el rápido crecimiento del tamaño y la complejidad de las organizaciones modernas de negocios.

En 1978, Dan Schandel y Charles Hofer concluyeron que el diseño general de una organización solo puede definirse si se agrega el logro de objetivos a la política y la estrategia como factores clave en el proceso de la administración estratégica. Para lograrlo se concentraron en cuatro aspectos fundamentales de la administración estratégica: establecer metas, formular estrategias para las metas, operar un cambio en el análisis de la administración buscando factores políticos al interior de la administración y las reacciones individuales que pueden llevar a revisar las estrategias, y por último el control estratégico que proporciona información a los gerentes sobre sus avances.

La planeación estratégica tiene tres niveles de aplicación; el primero de ellos es el nivel corporativo, este abarca a la organización en su conjunto se utiliza para vigilar los intereses y las operaciones de las organizaciones que están compuestas por más de una línea de negocios;  el segundo nivel es la unidad de negocios y está enfocada a una línea de negocios específica, el tercer tipo de planeación estratégica se da a nivel funcional y consiste en crear un marco para los gerentes que están a cargo de cada función, para que pongan en práctica las estrategias de la unidad de negocios y la de las empresas. Los planes operativos siguen las estrategias a nivel funcional.

Análisis externo.

La teoría ampliamente aceptada de la planeación estratégica para las organizaciones es bastante simple; utilizando el horizonte tiempo de varios años, la dirección revisa su actual estrategia, buscando oportunidades y ubicando amenazas en el medio ambiente, analizando los recursos de la organización para identificar sus puntos fuertes y sus puntos débiles.

Para ello es importante que se tome en cuenta las particularidades del panorama externo de la organización para aprovechar las oportunidades y prevenir las amenazas.

La determinación de una situación ventajosa para la empresa requiere analizar su medio ambiente externo en busca de condiciones que supongan amenazas y oportunidades. A partir de 1994, las personas encargadas de diseñar los planes estratégicos se enfrentan a diversos cambios importantes que han afectado a casi todas las empresas: inflación, escasez de materias primas, costos crecientes, altas tasas de interés, escasez de financiamiento, precios muy bajos, altas tasas de desempleo, cambios bruscos en los ingresos, aptitudes y conducta de compra de los consumidores.

La formulación de una estrategia empresarial efectiva requiere que los administradores detecten estos y otros cambios  y que sepan comprender sus implicaciones. Solo logrando esta comprensión pueden hacer esfuerzos basados en información pertinente para colocar a su organización en condiciones de aprovechar las oportunidades y minimizar los daños.

Al observar el panorama externo, los administradores están tratando de resolver el problema de encontrar y crear un cliente para bienes y servicios que la empresa pueda proporcionar, modificando estrategias que muestran debilidades y desarrollando otras que puedan satisfacer de mejor manera las necesidades de los clientes y con ello mantener y aumentar los ingresos.

La planeación estratégica implica contemplar el panorama a largo plazo, aunque el periodo apropiado para los planes varía dependiendo de diferencias en las circunstancias de cada organización. En cualquier caso, la planeación estratégica no tiende a concentrarse en las ventas del siguiente semestre, sino en la perspectiva y obtención de un  objetivo más distante y básico.

Es posible que haya grandes variaciones en el periodo de los planes estratégicos, dentro de una misma organización. Sus periodos dependen de las condiciones financieras, tecnológicas y de comercialización implicados en las circunstancias específicas.

Pronósticos.

Actualmente se manejan tres enfoques para la planeación estratégica, los cuales en la práctica son realizados por los administradores modernos y responsables de la acción de planear.

Enfoques de la planeación
Existen varios tipos de enfoques en la planeación

Estos enfoques se clasifican de acuerdo al énfasis de los encargados de dirigir la empresa y definir sus metas, y sus acciones ante el mercado en el que se desenvuelven, existen quienes toman riesgos y quienes se reservan hasta que el mercado se estabiliza, estos enfoques son los que determina el dominio de la empresa en el mercado, su permanencia o su desaparición.

Muchas veces hemos sido testigos de empresas que tardan en reaccionar a los cambios del mercado y se condenan a desaparecer o ser absorbidas por aquellas que toman el liderazgo, mientras en otras ocasiones hemos sido testigos de compañías que apuestan todo al cambio y terminan por desaparecer o marginarse.

Los enfoques se definen a continuación en tres tipos principales, pero estos al igual que el proceso administrativo no son incompatibles o absolutos, existen diversas escalas de aplicación y aunque normalmente puede determinarse con base en la preponderancia de los tipos de decisiones a cual se corresponde más el adoptado por la empresa, ninguno de ellos es perpetuó o inmutable si en verdad deseamos que la empresa sobreviva en un mercado altamente cambiante y competitivo, a continuación se analizan las principales características de los tres tipos de enfoques existentes:

Enfoque de alta probabilidad

Se basa en la filosofía de que debería existir una más alta probabilidad de que una organización sea exitosa. El interés consiste en no tener tanto éxito como sea posible, si no de alcanzar un nivel aceptable de éxito.

Los responsables de la acción de planear que aplican en este enfoque efectúan acciones directamente orientadas a reconocer un nivel aceptable de éxito. Por ejemplo, analizan detalladamente los objetivos organizacionales para asegurarse de que sean factibles. La dirección superior tendrá dificultades para alcanzar el nivel de éxito deseado si los objetivos organizacionales no son realistas. Incluso un nivel moderado de éxito podría ser imposible de alcanzar si los objetivos son ilógicos. Otra acción realizada por los que aplican este enfoque, consiste en verificar que los objetivos organizacionales sean medibles.

Los responsables de la planeación deben asegurarse de que el nivel de éxito fijado como objetivo pueda medirse y deben saber exactamente como deberá ser medido. Los que planean con este enfoque siempre buscaran no ser la mejor de todas, pero tal vez sea la que tenga la probabilidad más alta de alcanzar el nivel deseado de éxito.

Como ventajas de este enfoque podemos determinar que los planes que genera son altamente factibles; y los responsables de la planeación se concentran solo en encontrar el modo practico para lograr el éxito deseado.

Sin embargo como desventaja tenemos que no fomenta el desarrollo de planes creativos; y los responsables de la planeación rara vez se desvían del pasado en forma significativa, porque este enfoque es conservador.

Enfoque de maximización

Se basa en la filosofía de que la organización debería ser lo más exitosa posible. Desde este punto de vista los responsables de planear no están conformes con obtener un nivel de éxito promedio, más bien aspiran a lograr un éxito sobresaliente.

Con frecuencia se acude al uso de técnicas cuantitativas, modelos matemáticos que representan un sistema real. Los responsables elaboran un modelo matemático del sistema que están planificando y posteriormente adaptan sus planes a los resultados más elevados obtenidos del modelado matemático. Este tipo de planes trata de:

  • Minimizar los recursos empleados para obtener un nivel específico de rendimiento.
  • Maximizar el  rendimiento que pueda ser alcanzado con los recursos esperados o disponibles.
  • Obtener el equilibrio de costos y beneficios.

El enfoque de maximización presenta la ventaja de enfocarse en lograr la totalidad del potencial de utilidades de la empresa, utiliza complejas técnicas cuantitativas para desarrollar planes.

Las desventajas de este enfoque consisten en considerar los componentes de las empresas son completamente cuantificables y predecibles, la practica real nos indica que algunos aspectos organizacionales, como el comportamiento humano no son completamente cuantificables y predecibles.

Enfoque adaptativo

La naturaleza de los planes que ayudan a la empresa a adaptarse o bien, enfrentarse a condiciones relativamente estables, difiere en forma reconocible de la naturaleza de los planes que se ajustan a condiciones relativamente inestables. Consecuentemente, se exploraran las clases de planeaciones que funcionen mejor para cada conjunto de condiciones.

El enfoque adaptativo hace hincapié en la que la planeación efectiva se concentre en ayudar a la organización a cambiar, a adaptarse a variables internas y externas. Este enfoque se basa en la filosofía de que la incapacidad para la adaptación es el principal obstáculo para el éxito organizacional. Los responsables que usan este enfoque tratan de considerar inevitable el cambio organizacional, se concentran en anticipar cambios futuros, y tratan de determinar a través del análisis organizacional la forma de modificar mejor la organización a medida de que se aproxime el momento de hacer un cambio.

Las ventajas de este enfoque son el hecho de que se concentra en el medio ambiente interno y externo de la organización para predecir los cambios organizacionales, y que analiza el ambiente contantemente para permanecer viable. Como desventajas se encuentra que da menor importancia a los objetivos organizacionales, y que existe la posibilidad de que el análisis organizacional y los cambios resultantes se vuelvan un fin en sí mismos más que un medio para el éxito.

Condiciones de estabilidad e inestabilidad.

Las condiciones estables y los medios ambientes predecibles, tienden a afectar la planeación de dos maneras:

  • Permiten hacer planes para periodos más prolongados, debido a que las condiciones no cambian con tal rapidez que hagan que los pronósticos se vuelvan obsoletos en periodos cortos.
  • Permiten la aplicación de procedimientos detallados, puesto que se pueden utilizar métodos estándar para la solución de problemas rutinarios.

El que la estabilidad permita una planeación a más largo plazo y con mayor detalle, no significa que toda organización que enfrente a condiciones estables deba tener planes detallados y a largo plazo.

Las condiciones inestables tienden a afectar la planeación de dos maneras:

  • Las circunstancias en que se efectúan las operaciones cambian con rapidez y en forma fundamental.
  • Se presentan nuevos problemas que ha  de ser resueltos, mismos que obligan a diseñar planes a corto plazo y procedimientos más reducidos y menos detallados.

La planeación puede ser no menos importante, pero es probable que los tipos de planes que funcionan difieran de los que se ajustan a condiciones estables.

Bibliografía.

Rodríguez Valencia Joaquín, (2005), Cómo aplicar la planeación estratégica a la pequeña y mediana empresa, 5ta Edición, Editorial Thompson, México.

Stoner James A. F., (1996), Administración, 6ta Edición, Editorial PEARSON Educación, México.

Chiavenato Idalberto y Sapiro Arao, (2011), 2da Edición, Editorial Mc Graw Hill, México.

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Planeación.

La planeación comprende la selección de misiones y objetivos, y las acciones necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir líneas de acción.  Los planes proporcionan un enfoque racional para la consecución de los objetivos preseleccionados. Planear exige innovación administrativa. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hoy hasta donde queremos llegar. La planeación  y el control son inseparables, no puede existir la una sin el otro y viceversa, cualquier intento por ejercer un control sin planes, está condenado al fracaso, ya que si la gente no sabe a dónde se dirige, no será posible ejercer un control sobre la pertinencia de su actuación; los planes proporcionan las normas del control.

Concepto de la planeación.

La planeación consiste en fijar con precisión lo que ha de hacerse.

Según Agustín Reyes Ponce (1981) la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarla, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de números, necesarios para su realización.

Planear es tan importante como hacer porque:

a)     La eficiencia obra en el orden, no puede venir del acaso o la improvisación.

b)     La parte mecánica de la administración consiste en planear, administrar es hacer a través de otros, pero para que esto sea posible, primero debemos decirle a esos otros qué y cómo hacer.

c)     Planear consume tiempo, que por lo lejano de su ejecución tiende a considerarse infecundo y ocioso, pero si no se planifica existen grandes posibilidades de fracaso.

d)     Todo control es imposible sin un plan previo, sin planes, se trabaja a ciegas.

Algunas otras definiciones de lo que es la planeación son las siguientes:

“Planear es decidir por anticipado lo que va a hacerse”, Francisco Javier Laris Casillas.

“La planeación es escoger, relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr los resultados deseados”, George R. Terry.

“Planeación es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización”, Guillermo Gómez Ceja.

La planeación requiere esfuerzo mental que precede siempre al esfuerzo físico, se dice que planear es hacer que las cosas sucedan del modo que deseamos, con el paso del tiempo la planeación se ha hecho más compleja, habiendo necesidad de estudiarla de modo científico, esta complejidad es motivada principalmente por factores como:

  • Cambios tecnológicos,
  • Cambios políticos,
  • Cambios de grado y carácter de la competencia,
  • Cambio de actitudes y normas sociales,
  • Cambios de actitud económica.

Planear significa preparar métodos, estrategias, y enfoques alternos para ayudar a los organizadores en el logro de sus objetivos y metas deseadas.

Limitaciones de la planeación

  1. La inexactitud de los pronósticos, si estos no se realizaron correctamente o si se omitió algún paso.
  2. La falta de recursividad de algunos problemas, es decir a situaciones que sólo se presentan en una ocasión, por tanto si el problema no tiene una repetición constante, pretender planificar su ocurrencia puede resultar excesivo y contraproducente.
  3. La tendencia a la inflexibilidad, es decir pretender que los planes deban ejecutarse sin desviaciones, aunque hayan cambios en el entorno.
  4. Gastos implicados en el proceso de planear, mismos que podrían significar más un gasto que un ahorro.
  5. El tiempo que se requiere para planear puede no ser suficiente para un negocio que requiera tomar decisiones rápidas, y no se dispone tiempo para realizar la actividad de planeación.
  6. La irregularidad de los factores externos que afectan a la empresa, pero no son controlados o influidos por esta, como son impuestos, condiciones climáticas, desastres naturales.

Principios de la planeación

  • Precisión: tratar de que los datos disponibles para realizar la planeación se correspondan a la realidad.
  • Flexibilidad: todo plan debe tener margen de maniobra y sobre todo opciones alternativas.
  • Unidad: para cada función que se realiza debe existir un solo plan, nunca debe tolerarse que exista una doble planificación para lograr una sola meta, todos los planes de una empresa deben estar coordinados entre sí en la medida de lo posible dentro de un plan general.
  • Propósito/Misión: Identifica la función básica o tarea de la empresa, dependencia, o cualquier parte de ella. Todo tipo de operación organizada tiene si ha de ser significativa o por lo menos debería tener un propósito o misión.
  • Objetivos/Metas: Son los fines hacia los cuales se encaminan las actividades. No solo representan el punto final de la planeación, sino también el destino al que se encamina la organización, la integración del personal, la dirección y el control.
  • Estrategias: consiste en la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de líneas de acción, así como la asignación de los recursos necesarios para la consecución de las metas.
  • Política: declaración o idea general que guía o encauza los razonamientos al tomar decisiones. No todas las políticas son declaraciones; a menudo son injerencias extraídas de acciones de los administradores. Las políticas definen el ámbito en el que se toman las decisiones y aseguran la congruencia en el logro de los objetivos, su finalidad es solucionar las disputas antes de que se conviertan en problemas, su finalidad es delegar a los subordinados cierto poder de decisión sin que ello afecte su autoridad y control sobre los mismos.
  • Procedimiento: establece métodos obligatorios para el manejo de las actividades. Son secuencias cronológicas de las acciones requeridas, guían la acción, no corresponden a esquemas de pensamiento o análisis, ya que lo que hacen es definir puntualmente lo que debe hacerse, generalmente interrelación a dos o más departamentos de una empresa en la realización de las tareas, de modo tal que o hayan confusiones entre lo que cada cual debe hacer.
  • Regla: Establece acciones específicas requeridas o la ausencia de acciones, sin permitir ninguna discrecionalidad o desvió.
  • Programa: se constituyen de la conjugación de metas, políticas, procedimientos, reglas, encargos de trabajo, pasos, recursos y demás elementos necesarios para llevar a cabo una actividad; ordinariamente están apoyados por los presupuestos. Pueden ser grandes o pequeños dependiendo de lo que se pretenda lograr.
  • Presupuesto: es una declaración de los resultados esperados expresada en términos numéricos. Es un instrumento fundamental de la planificación, el presupuesto es necesario para el control, pero no sirve como medio razonable de control si no refleja los programas.

Tipos de planes.

De lo anterior se desprende que la planeación es un proceso crucial en las funciones administrativas, ya que se trata de decidir qué hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo, quién va a hacerlo, cuándo va a hacerlo; respondiendo a estas interrogantes y relacionándolas con las cuatro áreas básicas de la empresa que son: producción, mercados, finanzas y personal.

Dicho esto nos queda claro que la planeación para cada una de esas áreas aun cuando interrelacionada con las demás debe de responder a preguntas específicas como pueden ser para:

  • Producción: ¿qué es lo que se va a producir?, ¿Cuándo se va a producir?, la duración del proceso de producción y muchas otras actividades.
  • Mercados: ¿Cómo van a llegar los productos a los clientes?, ¿A qué precio se los va a vender?, ¿Qué se hará para que el cliente acepte el producto y lo compre?, ¿El producto responde a las necesidades de las personas que se les va a vender?
  • Finanzas: ¿Cuándo se necesita el dinero?, ¿En qué se va a utilizar el dinero?
  • Personal: ¿Cuántos empleados se necesitarán?, ¿En qué horarios trabajarán?

La planeación está íntimamente relacionada con responder a las siguientes interrogantes: ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Quién?, ¿Para qué?, ¿Dónde?, ¿Cómo? Cuando se definen claramente las respuestas a estas preguntas resulta mucho más fácil elaborar una buena planeación.

Importancia de la planeación.

Se aprecia mejor a la planeación cuando consideramos el lugar que ocupa en muchas organizaciones bien administradas; convencidas de que su futuro depende de la planeación y la tecnología, estas organizaciones esperan que todos sus administradores, desde los jefes de cuadrilla hasta la alta dirección, dediquen una parte de su tiempo a la formulación de planes antes de tomar cualquier iniciativa.

La planeación es importante por dos razones, su primicia y su transitividad.

a)     Primicia. La planeación tiene una posición primigenia sobre las demás funciones administrativas, y la razón de ello es que en algunas puede ser la única labor administrativa que se ejecute. Al planear puede resultar que una acción sea desechada o bien que se determine la imposibilidad de su realización en las condiciones actuales, evitando con ello esfuerzos innecesarios en los procesos de organización, dirección y control.

b)     Transitividad. Cuando surge la necesidad de una acción subsiguiente, se evidencia la transitividad de la función de la planeación. La implantación de los resultados de la planeación tiene efectos en las funciones de organización, dirección y control, por otra parte la planeación no es más que la actividad que antecede a cada una de las posteriores (organización, dirección, control).

Por tanto la planeación es vital para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, ya que a través de ella se prevén los cambios que depara el probable futuro y se establecen medidas necesarias para afrontarlo. Por otra parte, el reconocer hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Es decir, la planeación reduce al mínimo posible la incertidumbre, y aumenta al máximo la certeza.

La planeación dentro del ciclo administrativo.

La función de planeación es parte integral de los sistemas administrativos, es el proceso de decidir por anticipado lo que ha de hacerse y como. Coordina las actividades de la organización hacia objetivos perfectamente definidos y convenidos. Existe siempre la posibilidad de que las actividades puedan  coordinarse sin planeación (tal posibilidad en ocasiones resulta elevada, debido a la variabilidad de las personas y objetivos que en la actividad no planeada haya de ser al azar, no funcional y no dirigida a los objetivos organizacionales).

Uno de los factores que más afecta a la planeación  es el tiempo, ya que se requiere tiempo para hacer una planeación éxitos; con frecuencia, es necesario proceder con cada uno de los pasos de la planeación sin la información completa acerca de las variables y alternativas, debido al tiempo requerida, para reunir datos y calcular todas las posibilidades; la planeación así mismo, debe tomar en cuenta la cantidad de tiempo que se incluirá en el plan. Debido a esto, la gran mayoría de las organizaciones combinan sus planes a corto, mediano y largo plazo.

La planeación se define así como el proceso de establecer objetivos y la decisión de cómo alcanzarlos. Los objetivos son los resultados específicos o metas que se desea alcanzar. Un plan después de todo es la disposición ordenada de lo que debe hacerse para alcanzar un objetivo. Los planes identifican los recursos necesarios, las tareas a ejecutar, las acciones a emprender y los tiempos que se deben seguir. Para Billy E. Goetz (1949) “Sin planes, la acción organizacional sería casual y aleatoria, sin rumbo, y conduciría simplemente al caos”.

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La planeación se puede orientar en varios sentidos por ejemplo, es posible planificar para lograr la estabilidad, para lograr el crecimiento o para mejorar la eficacia y/o eficiencia.

La planeación conservadora es aquella que está orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de la situación existente. Las decisiones se toman para obtener buenos resultados, no necesariamente son las mejores, ya que no se busca cambiar, sino más bien conservar las condiciones actuales, corrigiendo pequeñas deficiencias, pero sin buscar resolver problemas internos o innovar procesos.

La planeación optimizante por otra parte, está enfocada a lograr la adaptabilidad e innovación en la organización. Las se toman para mejorar el desempeño, reducir costos, mejorar las practicas; su mecanismo de operación es incremental es decir busca con el paso del tiempo ir logrando mejoras en el sistema de trabajo actual.

La planeación adaptable está orientada a las contingencias y el futuro de la organización. Las decisiones se toman para armonizar los diversos intereses involucrados y lograr un conjunto capaz de alcanzar resultados para el desarrollo natural de la empresa, ajustándola a las contingencias que surjan en medio del camino. Su base es ajustarse a las demandas del entorno y prepararse para contingencias futuras.

Proceso administrativo

Todo proceso administrativo, es de suyo único e indivisible, ya que cada acto no podría darse sin su predecesor y carecería de sentido sin su predecesor, el seccionamiento del proceso administrativo es, en sí, únicamente para su estudio y comprensión, ya que en todo momento de la vida de una empresa, se da, se complementan y se influyen, se complementan y se integran mutuamente los diversos elementos de la administración, ya que al hacer planes se está controlando, dirigiendo, organizando, etc.

Sin embargo para fines de facilitar su estudio se le denomina a cada etapa con base en la etapa del proceso que predomina, porque de ese modo es más fácil fijar reglas, técnicas, y demás que influyen en cada aspecto determinado, Urwick define una separación fundamental de la administración en dos aspectos Mecánica y Dinámica, pero dentro de estas fases distinguiremos elementos o sectores más concretos que los hacen distinguirse de forma específica.

La American Management Association hace una división tripartita de la administración como planeación, supervisión y control.

Terry por su parte la divide en cuatro etapas como planeación, organización, ejecución y control.

Agustin Reyes Ponce por su parte la divide en previsión, planeación, organización, integración, dirección y control.

Como podemos notar todas las divisiones tienen en común el hecho de que la planeación se encuentra siempre en la parte inicial del proceso administrativo, y allí radica su importancia. Independientemente del enfoque de división del proceso administrativo al que recurramos o demos por válido, la planeación es la parte iniciadora del mismo y como tal conlleva ciertas premisas.

Pasos de la planeación

Idealmente la planeación comienza en el momento en que nos mantenemos al tanto de las oportunidades, posteriormente se establecen las metas a las que deseamos llegar, se consideran las premisas de la planeación, y se identifican las posibles alternativas de acción, estás se compran entonces con los objetivos elegidos para poder escoger aquella que mejor los satisfaga, una vez que hemos hecho esto, el siguiente paso es formular los planes de apoyo a la alternativa seleccionada, y finalmente expresar los planes en números.

Planes y ciclo de vida de la empresa

El ciclo de vida de la empresa permite tener una idea más precisa de sus movimientos y desplazamientos. Una empresa incrementa la riqueza de su propietario o de los accionistas cuando se encuentra en la fase de crecimiento de su ciclo de vida. La planeación no es homogénea a través de estas etapas.

La duración de los planes debe ajustarse a cada etapa. Si todas las etapas fuesen iguales, con total seguridad la planeación proporcionaría mayores beneficios al diseñar y usar planes específicos,  proporcionaría referencias claras y puntos detallados con que comparar el desempeño real, pero nada es igual todo el tiempo, y por eso es necesario adecuar la planeación a la etapa del ciclo de vida que la empresa experimentando.

Niveles de planeación: operacional, estratégica, normativa

El administrador debe manejar diversos tipos de planes que van desde el corto plazo hasta el largo plazo, que pueden incluir a toda la organización, o bien solamente una parte específica de esta; la planeación es una actividad que está presente en todos los niveles administrativos. Aunque en esencia el concepto es el mismo, dependiendo de su orientación la planeación puede clasificarse por sus características en estratégica, táctica u operativa.

La planeación estratégica es el proceso de adaptación organizacional a gran escala que implica la aprobación, toma de decisiones y evaluación, busca responder a preguntas básicas como porque existe la organización, que hace y como lo hace. El resultado de la misma es un plan que sirve para guiar la acción organizacional en un plazo de tres a cinco años, es decir, a largo plazo.

La planeación táctica incluye solo parte de la unidad organizacional: un departamento o una división. Mientras la planeación estratégica se extiende a largo plazo, la planeación táctica se extiende a mediano plazo, generalmente un año. En tanto la primera corresponde al nivel institucional, la planeación táctica se desarrolló en el nivel intermedio. La planeación estratégica se transforma en varios planes tácticos, y estos, a su vez, en planes operacionales que se deben ejecutar. De este modo, la planeación táctica es la planeación a mediano plazo que hace énfasis en las actividades corrientes de las diversas partes o unidades de organización.  Los planes tácticos se desarrollan en el área de producción, marketing, personal, finanzas y contabilidad, estos planes cubren generalmente un periodo anual. Las políticas son un tipo especial de plan táctico que permite guiar la acción de los empleados sin necesidad de supervisarlos todo el tiempo y sin perder autoridad.

La planeación operacional se concentra en el corto plazo y cubre cada una de las áreas u operaciones individuales. Se preocupa por el “qué hacer” y por el “cómo hacerlo” las actividades cotidianas de la organización. Se refiere a las tareas y obligaciones realizadas a nivel operacional. La planeación operacional está orientada hacia la optimización y maximización de resultados, mientras que la planeación táctica se orienta a la búsqueda de resultados satisfactorios. La planeación operacional se compone de infinidad de planes operacionales entre estos se encuentran los procedimientos, los presupuestos, los programas, las normas y los reglamentos.

Bibliografía

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Reyes Ponce, Agustin, (1981), Administración de empresas Teoría y práctica, primera parte, 53 reimpresión, Edit. Limusa, México.
Koontz, Harold, (2007), Elementos de administración, un enfoque internacional, 7ma Ed., Edit. Mc Graw Hill, México.
Rodríguez Valencia, Joaquín, (2005), Cómo aplicar la planeación estratégica a la pequeña y mediana empresa, 5ta Ed., Edit. Thompson, México.
Chiavenato, Idalberto, (2002), Administración en los nuevos tiempos, 1ra Ed., Edit. Mc Graw Hill, Colombia.
Stoner, James A. F., (1995), Administración, 6ta Ed., Edit. Pearson – Prentice Hall, México.
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