Planeación normativa

La planeación normativa consiste en definir ideales y a partir de estos objetivos mediante el diseño de deferentes futuros deseados para la empresa.

El proceso para llevar a cabo la planeación normativa consta de cuatro bloques principales:

  1. Contar con un equipo que se encargue del proceso.
  2. Contar con un responsable del proceso.
  3. Diseñar sesiones de trabajo con herramientas participativas e información documentada.
  4. Ser flexibles y adaptables ya que este proceso de planeación es diferente al convencional.

Formulación de la visión y la misión.

La planeación normativa tiene como principio fundamental el establecimiento de una misión y visión para la empresa, para establecer estos se siguen los siguientes lineamientos:

Visión.

Es un enunciado coherente y convincente de la prospectiva a largo plazo de la institución; basado en un diagnóstico situacional que contempla fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y que considera posibles escenarios y grupos de interés.

  • Alcance: Rango y tipos de actividades en las que la institución desea involucrarse.
  • Escala: Tamaño deseable de la institución en el futuro.
  • Competitividad: Base sobre la cual distinguirse ya sean productos o servicios.
  • Imagen: Como desea ser vista tanto al interior como al exterior.
  • Mercado: Líneas de productos o servicios y nichos de mercado que desea atender.

Misión

La misión es un derivado de la visión y ayuda a la institución al logro de la misma, es una declaración pública para todos los beneficiarios que les provee una guía acerca de lo que hace la institución y su utilidad.

El objetivo de la misma es indicar claramente cómo se posicionará para satisfacer las necesidades de los beneficiarios. Tiene como características las siguientes:

  • Está basada en una norma de excelencia.
  • Engloba los objetivos de forma medible.
  • Diferencia a la empresa de otras.
  • Define el giro de la empresa.
  • Dignifica, estimula y da significado.
  • Es clara, sencilla y confiable.

Diseño idealizado.

Es una técnica útil para romper las tendencias y diseñar el futuro deseado de una organización, fue planteado por Russell L. Ackoff en la Universidad de Pennsylvania, asume que si bien un solo individuo no puede conocer y controlar el futuro en su totalidad, si puede influir en este, por lo que más que esperar que lo conozco, se espera que lo diseñe.

Construir el futuro deseado a partir de nuestras decisiones presentes es cosa de diseñarlo y rediseñarlo, cuando se desea cambiar un sistema existente por  otro deseado, considerando que se está en libertad de cambiar todo lo que se desea, se está hablando de un rediseño idealizado. En el caso de que estas transformaciones no obedezcan a un sistema en funcionamiento nos estaremos refiriendo a un diseño idealizado.

El diseño o rediseño no debe basarse en una utopía, es necesario que cumpla tres condiciones:

  1. Factibilidad técnica: no debe incorporar ninguna tecnología desconocida o inaplicable. Se pueden incluir innovaciones tecnológicas aun siendo prototipos, siempre y cuando sean factibles.
  2. Viabilidad operativa: el sistema diseñado debe ser capaz de sobrevivir una vez que esté en funcionamiento, es decir, poder operar en el ambiente actual del sistema.
  3. Flexibilidad: El sistema debe ser capaz de un rápido aprendizaje y adaptación; los participantes del sistema deben ser capaces de poder modificar el diseño siempre que lo deseen, el sistema debe contener elementos que le permitan aprender y mejorar sistemáticamente de su propia experiencia; y por último todas las decisiones que se hagan dentro del sistema deben estar sujetas a control.

Esto significa que se debe monitorear el ambiente y los efectos esperados de cada decisión y de los supuestos sobre los que se basan estas expectativas, al detectar desvíos es cuando se emprenderán las acciones correctivas.

El diseño resultante se debe contrastar contra el escenario de referencia, que es el futuro lógico del sistema. Así es como identificamos las discrepancias de los escenarios  y se busca encontrar la forma de ajustar las mismas al modelo o viceversa.

El modelo aprobado irá siendo sujeto a modificaciones que lo llevaran a su eventual implantación, por lo que será necesario analizar su viabilidad económica, social, y política, de modo tal que el diseño resultante sea creíble y realizable.

Procedimiento

La construcción del modelo deseado consta de tres pasos:

  • Formular la misión.
  • Especificar las propiedades deseadas.
  • Diseño o rediseño del sistema.

Formulación de la misión y la visión.

La visión tiene relación con la forma en cómo se concibe al mundo, y es la manera en cómo será concebido el sistema, por ejemplo el sistema carcelario puede concebirse como un sistema para la protección de la sociedad, para el castigo de los delincuentes,  para la reeducación de los internos, como sistema productivo de mano de obra barata, como una universidad del crimen, etc. Dependiendo de los grupos participantes en el diseño. La visión reflejará el vector resultante que enmarcará el diseño.

Por su parte la misión, se entiende como la razón de tener o hacer del sistema.  Es la forma en que el sistema incidirá en su ambiente para vivir en la práctica la visión establecida. Son las formas de lograr alcanzar lo que se desea ser. Es un propósito general, puesto en palabras, que pretende poner en acción a toda la organización.

En consecuencia el diseño idealizado se iniciará con la definición de la visión y posteriormente con la formulación de la visión.

Propiedades deseadas del sistema.

Una vez formulada la visión y misión es conveniente preparar las especificaciones del sistema mediante una lista de tópicos a considerar, un buen ejercicio para esta etapa lo constituye la construcción de un mapa conceptual donde se definan los componentes que afectan al sistema y los actores involucrados en el mismo.

En este paso, debemos evitar restringir las ideas por cuestiones de viabilidad. Las propiedades que se especificarán serán las que el sistema debería tener de forma ideal. Se debe hacer una distinción entre las propiedades acordadas por la mayoría y las que implican grandes diferencias de opinión.

Resideño o diseño idealizado del sistema.

Una vez que se tiene la lista de especificaciones, el proceso de diseño da inicio, siendo necesario, determinar cómo se obtendrán las características especificadas; esto es, puntualizar que es lo que debe hacerse.

El diseño es un proceso acumulativo y empieza con un bosquejo burdo, que se va detallando y revisando gradualmente. Este proceso continúa hasta que se obtiene un diseño suficientemente detallado para poder llevarlo a la práctica, pero es necesario ante todo, verificar la viabilidad del diseño propuesto al finalizar esta etapa, si esta no resulta evidente para los diseñadores, deberá consultarse a expertos, para finalmente  verificar su operatividad y capacidad de aprendizaje y adaptación; una buena estrategia consiste en realizar en paralelo dos diseños, uno sin tomar en cuenta restricciones, y otro acotado por las exigencias del sistema que lo va a contener, o sea, el suprasistema.

Problemática de la técnica de diseño idealizado.

Esta técnica generalmente es subestimada debido a que el modelo de aplicación no se comprende adecuadamente, o por el hecho de que implica en cierto modo romper tendencias, y es algo a lo que muchos empresarios temen, el riesgo que implica. Además de ello está el condicionamiento generalizado de que las soluciones deben ser económicas, e inmediatas, no hay tiempo para planificar “sueños” o “ideales”, aunque, bien ejecutada, esta técnica permitiría realizar innovaciones altamente provechosas para la mayoría de las empresas.

Modelo de planeación interactiva.

El modelo de planeación interactiva incluye seis principios que orientan su accionar: prospectivo, participativo, sistémico, continuidad, estratégico, holístico.

Principio Prospectivo.

Este principio considera al futuro como horizonte abierto, susceptible de ser diseñado y construido. Al contrario del modelo de planeación tradicional, este modelo se inicia con la caracterización de los futuros factibles, y la selección del más adecuado. Es decir el futuro deseado se escoge, se diseña creativa y dinámicamente, sin considerar el pasado o el presente como algo restrictivo, hasta el momento de confrontarlos con el estado futuro deseable, para que con ello, se analice y explore las posibles selecciones de lo más satisfactorio.

Este principio aporta nuevos elementos al proceso de toma de decisiones, ya que identifica peligros y oportunidades de una determinada situación futura, permitiendo elegir políticas y acciones alternativas, aumentando así, las posibilidades de elección.

Principio participativo.

Parte de la necesidad de una visión compartida del futuro, se motiva a los involucrados a que conozcan y valoren la relación entre lo que uno realiza y lo que los otros hacen, así como los efectos de sus acciones sobre la realidad del conjunto.

La riqueza y beneficio de la actividad de planear se encuentra entonces, en el proceso, más que en el producto. Esto implica por tanto, lograr la participación en su diseño e implantación. La planeación efectiva no puede hacerse para la organización, sino que es la organización la que debe hacerla. La participación se convierte así en una función interna de trabajo, en la cual la información, el compromiso, la responsabilidad y la comprensión constituyen elementos clave para contribuir en el desempeño total, la competitividad y la excelencia.

Principio Sistémico.

Este modelo de planeación considera prioritario el análisis y funcionamiento del sistema, con el propósito de obtener un incremento en su eficacia y relevancia. No se trata de conocer y consolidar los componentes de la organización, si no, enfatizar, dilucidar y valorar sus interacciones.

Principio de Continuidad.

Este principio conlleva la presencia de actitudes dinámicas, creativas y sistémicas en la organización, implica que los miembros del sistema aprenden y se adaptan constantemente hacia la satisfacción de las nuevas demandas y requerimientos. Dado que entorno y sistema se modifican constantemente, no existe ningún plan que conserve su valor con el paso del tiempo. Por tanto, los planes deben actualizarse, extenderse, y corregirse de forma continua y permanente. La organización permanece así, atenta a los cambios reales, y los cambios posibles para comparar el desempeño real con lo esperado, e identificar las causas de las desviaciones y las medidas correctivas y preventivas adecuadas.

Principio estratégico.

Este principio destaca dos aspectos: la información y su sensibilidad. La información implica la necesidad de generar, analizar y circular aquella que es significativa y prioritaria en la organización, tanto a mediano, como a largo plazo. La sensibilidad se refiere al nivel de sensibilidad para analizar oportunidades, aprovecharlas y crearlas, rebasando a las simples reacciones coyunturales.

Principio holístico.

Implica una perspectiva global, la integridad y la integración del sistema. Lo global se refiere a que cada elemento, sus propiedades y comportamientos desempeñan un rol importante en un marco amplio. Estudiar esta influencia resulta en un componente analítico mediante el cual puede captarse las complejidades presentes y futuras. Por ello es necesario enfatizar el modo en que los casos interactúan con las circunstancias, ya que de esta comprensión de las partes y su vinculación depende la correcta comprensión del todo.

La integración se asocia a la meta común y la coordinación e interdependencia necesarias para lograrla. La integralidad considera los diversos aspectos, funciones y niveles de la institución, así como al entorno donde se desarrolla.

Implicaciones de los principios.

Los principios que forman parte de la planeación interactiva, mantienen un grado alto de interdependencia, que afecta a la operatividad. El cambio que implica este tipo de planeación se sintetiza en la tendencia a incluir como parte de la planeación la participación activa de todos los miembros de la organización quienes aportan de una u otra forma su creatividad, integración e interrelación operativa, así como, la comunicación, intercambio de información y la visión prospectiva y anticipativa.

Fuerzas políticas, gubernamentales y legales.

Sea cual sea la escuela de planeación que se tenga, o se decida seguir, e independientemente de la metodología seleccionada, hay dos fuerzas externas a la organización que no pueden ignorarse y son: La política y las políticas públicas. Las políticas públicas son un factor común de la política y las decisiones de gobierno y de la oposición al mismo. Política y políticas públicas son entidades diferentes, pero se influyen de manera recíproca. Ambas están relacionadas con el poder social, pero mientras que la política es un concepto amplio relativo al poder en general, las políticas públicas corresponden a soluciones de cómo manejar los asuntos públicos (Lira, 2006).

A la política le corresponde conformar tanto las propuestas de políticas públicas que se quedan en proyectos, como aquellas que logran concretarse. Los gobiernos son los instrumentos por los cuales se realizan las políticas públicas, así como el logro de las empresas privadas se mide por sus utilidades, el logro de los gobiernos se mide por los resultados de sus políticas públicas.

Las políticas públicas son un marco, una estructura procesal que permite especificar intenciones y objetivos de la agenda pública. Una buena política pública es aquella que partiendo de ciertos valores, plantea objetivos políticos claros y define los temas técnicos. Estos últimos no reemplazan a la política, pero si la complementan y le dan forma.

Entender la política de las políticas públicas en un país implica aproximarse a los principios y dinámica de la relación entre la esfera política y la acción pública. Es un hecho que existe una marcada diferencia entre los procesos de estructuración de las políticas públicas en países con solidas estructuras políticas e instituciones regidas por la formalidad y los países con estructuras frágiles e instituciones arbitradas por la informalidad.

Así las políticas públicas solo pueden ser entendidas en el marco del régimen político al que pertenecen, ya que no constituyen variables independientes que pueden ser explicadas fuera del contexto del régimen que les da su origen.

Existen tres tipos de régimen de gobierno mismos que se diferencian por su grado de territorialidad y su grado de institucionalización; la territorialidad implica los dispositivos a través de los cuales el estado cubre la nación y el territorio, establece los principios de cohesión interna que rigen la relación con la sociedad y los mercados, los problemas de territorialidad ponen en evidencia la existencia de una lucha abierta por el fundamento principal del estado: el control territorial como referente real del poder político; por otra parte la institucionalización del orden se entiende como la aceptación y práctica, de los principios y valores que dan fundamento a las instituciones por aquellos que se definen como participantes del proceso que efectúan las mismas.

De acuerdo a lo anterior Pedro Medellín (2004) señala que podemos clasificar a los países en tres tipologías:

  • Régimen políticos de obediencia sólida: en los cuales el estado cubre toda la nación y llega a todo el territorio, con instituciones conocidas, aceptadas y practicadas por toda la sociedad; estado y gobierno tienen una elevada capacidad de mantener la unidad, como es el caso de Francia, Estados Unidos, Alemania.
  • Régimen político de obediencia porosa: en los cuales el estado cubre toda la nación, y la institucionalidad presenta fisuras, solo unas pocas instituciones son conocidas, aceptadas y practicadas por la mayoría, El estado tiene la capacidad de mantener la unidad del poder político institucionalizado, pero el gobierno no la tiene para mantener la unidad de acción de sus instituciones, como en el caso de Argentina, Chile, Italia.
  • Régimen político de obediencias endebles: el estado no cubre toda la nación y esta no llega a todo el territorio, la institucionalidad presenta fisuras que hacen que pocas instituciones sean conocidas, aceptadas y practicadas por los miembros de la sociedad. Ni estado ni gobierno son capaces de mantener la unidad del poder político institucionalizado, ni la unidad de acción de las instituciones, tal es el caso de Colombia, Bolivia, Perú y México.

Así, se considera que existen cuatro cuadrantes en los cuales podemos ubicar a los países:

Tipos de estados
Tipos de estados

Entendiéndose por estabilidad estatal la el control que se ejerce sobre el territorio, y por estabilidad política la aceptación que goza el gobierno y sus instituciones dentro del territorio.

Comprender las implicaciones de este esquema permitirá comprender la suerte que han tenido muchas políticas públicas en diferentes países, por lo general de américa latina, y es lo que hace que la política, el gobierno y sus legislaciones deban ser tan importantes al momento de realizar la planeación, países en los cuadrantes derechos son los que constituyen los mayores desafíos para la planeación, ya que presentan alto grado de inestabilidad para realizar horizontes de planeación a largo plazo.

Fuerzas tecnológicas.

Los cambios tecnológicos son de difícil predicción y evaluación, muchas veces la planeación de los recursos se modifica debido a la introducción de nueva tecnología, en algunos casos esto puede significar la eliminación de varios puestos de trabajo, o bien, la creación de nuevos puestos; también puede influir en la velocidad de producción, o en la disminución de la demanda de nuestro producto o servicio al hacerse obsoleto o dispensable

Como ejemplo de este fenómeno podemos citar la caída abrupta del mercado de velas de cera cuando se implementó el cableado eléctrico y se generalizo el uso de bombillas de tungsteno para iluminar las casas; o la desaparición de los abrelatas cuando las latas de conservas desarrollaron el método de abre fácil.

Fuerzas competitivas.

La competencia constituye otro de los retos externos que afecta la demanda en una organización. La competencia entre empresas dentro de una misma área de mercado, puede originar grandes cambios en la conformación interna de la organización, ya sea por aumento de personal, por escases del mismo, migración entre trabajos, etc.

Otro factor que se puede considerar parte de las fuerzas competitivas es la presión que ejercen otros sectores de producción sobre la disponibilidad de personal calificado para los sectores productivos, el hecho de que los trabajadores emigren del sector primario al secundario, o del secundario al terciario en busca de mejores empleos, y actividades menos demandantes físicamente crea presión sobre las organizaciones, y no es un acontecimiento del todo previsible.

Factores que afectan a la planeación
Factores que afectan a la planeación

Todos estos factores influyen sobre las organizaciones y deben considerarse lo mejor y más ampliamente posible durante el proceso de planeación, en cualquiera de las modalidades y escuelas de planeación que hayamos decidido seguir para nuestra organización.

Bibliografía.

Mendoza, Yazz,  (2012), Planeación operativa, http://www.slideshare.net/yazminmendozacastillo/planeacin-normativa, recuperado el 16/12/2013.

De las nieves Sánchez Guerrero Gabriel, (2003),  Diseño idealizado, Técnicas participativas para la planeación, http://www.capac.org/web/Portals/0/biblioteca_virtual/doc004/CAPITULO%2010.pdf, recuperado el 16/12/2013.

Miklos Tomás, (1998), Criterios básicos de planeación, Cuadernos de orientación metodológica, Editorial IFE, México.

Lira Luis, (2006), Revalorización de la planificación del desarrollo, Serie gestión pública, Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social (ILPES), CEPAL, Santiago, Chile.

Caldera Mejía, Rodolfo, (2004), Planeación Estratégica de Recursos Humanos, Universidad Politécnica de Nicaragua, Managua, Nicaragua.

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